Email Etiquette. Otto basilari regole per lavorare via mail

Nessuno, quindici anni fa, ci aveva detto che un giorno ci saremmo strafatti di email. Perché non ci sarebbe stato più il vicino di scrivania ma un gruppo inconsulto di persone sparpagliate ai quattro angoli dell'ufficio, quando va bene, che lavorano sullo stesso progetto.

Le norme civili della buona educazione ci sono state insegnate, più o meno, fin da piccoli (il risultato di tali insegnamenti vacilla paurosamente quando pranzo e ceno con i miei figli, a dirla tutta)

Nessuno, però, si è preoccupato di farci capire che le buone maniere servono, anche e soprattutto, per iscritto. E quindi, quando tra cent'anni scoveranno in qualche server sperduto nel deserti americano le nostre email, penseranno che eravamo dei veri barbari, verbosi da morire e senza la minima educazione.

E così, dopo centinaia e centinaia di mail scritte e lette, ho pensato di fare sintesi in un post dedicato alla Email Etiquette, argomento forse un po' vecchiotto ma (a giudicare da quel che leggo) largamente attuale. Inizio io.

1.Salutate (lo fate, quando incontrate una persona?)
Non è necessario iniziare sempre una mail con "Carissimo" e "Gentilissimo" (termini abusati soprattutto in quegli ambienti in cui ci si accoltella a piè sospinto alle spalle, facendo finta di essere tutti buoni). Basta "Ciao", o (se si è molto incavolati) anche solo il nome della persona alla quale è indirizzata la mail (ti faccio capire che sono incavolato ma mantengo il giusto contegno). La stessa cosa vale in chiusura: quando ve ne andate da un posto, lasciate tutti senza dire niente? La mail è una conversazione, e come tale va gestita.

2. Utilizzate "grazie" e "prego". Fidatevi, non hanno mai ucciso nessuno
Questo rimane in assoluto il punto fondamentale di queste mie imprescindibili riflessioni. Usate la buona educazione, non costa niente. Davvero, è a gratis, credeteci.
E poi, mantenere un tono cordiale, anche se strangolereste chi vi sta scrivendo, aiuta. La buona educazione, in genere, aiuta a superare i differenti punti di vista e permette la convivenza civile. In fondo, pensateci: lavorando via mail potete leggere, iniziare a infuribondirvi, andare in bagno, urlare, e poi risedervi di nuovo al vostro PC e scrivere la mail più gentile e cordiale che vi esca dalla tastiera. In un meeting, non potreste giocarvi questa chance e sareste comunque obbligato a comportavi in un modo socialmente accettabile. Quindi.

3. Imparate a utilizzare i cc. Con parsimonia, e quando serve
L'utilizzo del cc è materia sulla quale si potrebbero scrivere manuali interi di filosofia della condivisione. Non inserite un cc di una persona che non è conosciuta alle altre o che finora non è intervenuta senza spiegare perché l'avete inserita nella conversazione e cosa ci fa lì. Non mettete persone in bcc (triste per chi lo riceve, come essere l'invitato di serie B). Se una mail è indirizzata a voi e a altre 5 persone in cc, rispondete a tutti, non solo al mittente (lo so, ogni tanto scappa. Ma stateci attenti)

4. Dalla mail al telefono, e ritorno
Esplicitate a tutto il gruppo di lavoro se ci sono state delle decisioni prese altrove (al telefono, o un altro meeting, o alla macchinetta del caffè).

5. Precisione, brevità
Le mail non sono il luogo di un comizio o di riflessioni filosofiche, devono essere uno strumento operativo. Inoltre, essere concisi e precisi non esclude il punto 2.
Se dovete scrivere una mail molto lunga, andate per punti (se la mail è indirizzata ai "Carissimi" e "Gentilissimi", scusatevi previamente per la sintesi ma spiegate che è per amore di chiarezza, e tutti si sentiranno estremamente ragguardati)

6. L'ironia. Usatela, ma solo con le persone fidate
Ve lo dice una che usa l'ironia troppo spesso. Purtroppo, il mondo è pieno di gente che scarseggia di senso dell'ironia e tende a prendersi molto sul serio. Usate l'ironia solo dalla quarta mail in poi, e solo con chi avete capito che vi capisce. Altrimenti, sono dolori.

7. Non cazziate una persona via mail, davanti a tutti
I panni sporchi si lavano in famiglia, e possibilmente a voce. Assistere a scenate via mail è quanto di più pietoso possa succedere (per quelli che leggono, intendo), quasi quanto vedere una coppia che litiga alla cena di Natale. Ci sono luoghi e momenti più appropriati.
Se qualcuno tenta di mettervi in difficoltà via mail davanti a tutto il gruppo di lavoro, risolvete la cosa in privato (anche via mail, ma in privato)

8. Firmatevi
Dopo il "grazie" e il "ciao" dei punti 1 e 2, mettete una cavolo di firma. Soprattutto se scrivere dall'account info@salacippa.it o segreteria@losoio.it, non è detto che chi vi legge, anche se è un plausibile collega, sia a conoscenza della vostra identità. Alla prima mail ci si firma con il nome completo (ed eventualmente il cognome, se scrivere a sconosciuti molto formali), nelle mail successive potete mettere la vostra amata sigla. Non fate sì che le persone vi rispondano chiedendosi "Chissà chi cavolo è".

Voci mancanti cercasi, per davvero,
Grazie, ciao
Lorenza

Immagine: Mountain Vagabond